Gabriele Lana

Software development is a complex process that requires lots of comunications. The Daily Scrum meeting is where the team comes to comunicate

Ken Schwaber inizia così il capitolo dedicato a questa pratica all’interno del suo libro, pratica che, come altre cose nel caos informatico, ha molti altri nomi

• Daily Scrum Meeting
• Stand-Up Metting
• Daily Stand-Up Meeting
• Daily Status Meeting

In pochi secondi, cos’è lo Stand-Up Meeting? E’ un momento che si ripete tutti i giorni alla stessa ora, nel quale tutto il team si raduna in uno stesso luogo per fare il punto della situazione attuale. In particolare ogni componente del gruppo viene a conoscenza di cosa hanno fatto gli altri il giorno prima, quali difficoltà hanno incontrato e cosa faranno oggi

La stessa pratica viene citata in molti libri facendo riferimento a metodologie agili differenti, ma conservandone le caratteristiche

• Limitata nel tempo, 10/15 minuti al massimo
• Tutti i partecipanti devono stare in piedi (ecco perchè Stand-Up) per sottolineare la brevità dell’evento
• Si tiene tutti i giorni nello stesso posto e alla stessa ora, principalmente per dare la possibilità alle persone esterne al team di sincronizzarsi in modo da poter partecipare anche se passivamente (vedi dopo), ma anche per dare autorevolezza all’evento (non è una cosa fatta così per fare, fa parte del nostro processo produttivo). Molti utilizzano (e consigliano) questo momento come l’inizio della giornata lavorativa
• Ci si riunisce in cerchio senza impedimenti nel mezzo, per enfatizzare il fatto che si vuole realizzare una comunicazione di tipo uno a molti
• Si parla a turno uno alla volta, spesso per identificare chi ha la parola viene utilizzato un token (un pupazzo, un cappello, …) utile sopratutto nei team più numerosi
• Chi ha la parola comunica al team rispondendo a tre domande
  • Cosa ho fatto ieri
  • Quali difficoltà/ostacoli ho incontrato
  • Cosa farò oggi
• Prevalentemente il flusso di comunicazione è interno al team, gli esterni al team possono (sono invitati a) partecipare solo in maniera passiva

Molte persone credono che lo Stand-Up Meeting sia rispondere a queste tre domande, ma in realtà non è così importante a quali domande si da risposta, ciò che è veramente importante sono le informazioni che vengono scambiate all’interno del team e il raggiungimento degli obiettivi che questa pratica si prefigge

• Identificare/sottolineare gli obiettivi del team
• Identificare/sottolineare gli ostacoli in modo che altri componenti del team possano rimuoverli
• Identificare/sottolineare lo stato attuale, i progressi fatti e i piani futuri
• Migliorare la comunicazione all’interno del team
• Migliorare la collaborazione all’interno del team

Raggiungere, anche parzialmente, questi obiettivi “spendendo” solo 10/15 minuti al giorno sembra proprio un buon affare. Iniziare con questa pratica è semplice, ma quali sono gli elementi che identificano un buon Stand-Up Meeting?

• Rapido: massimo 10/15 minuti, se andate oltre con una certa regolarità rendete evidente questo fatto facendo squillare un timer alla fine dei 15 minuti di modo che tutti sappiano che hanno “sforato”
• Focalizzato: niente persone che si guardano in giro please! E’ mancanza di rispetto verso chi sta parlando
• Energico: deve essere un momento attivo, un momento in cui tutto il team è chiamato a partecipare
• Di supporto: le persone devono sentirsi ascoltate, un buon modo per creare questa sensazione è di occuparsi dei problemi che vengono sollevati durante il meeting. Ci tengo a sottolineare questo aspetto perchè è un primo passo verso la costruzione di un team, ovvero un gruppo di lavoro dove le responsabilità vengono condivise
• Auto organizzato: non ci deve essere un “centro”, la comunicazione deve essere uno a molti

L’implementazione di questo tipo di pratica è sicuramente più semplice in team piccoli (< 8 persone), ma nella mia esperienza personale ho visto questi antipattern

• Chi parla si riferisce sempre alla stessa persona, generalmente al “capo” (project leader, project manange, …). Cosa fare?
  • Assicurarsi che il gruppo formi un cerchio senza ostacoli nel mezzo (effetto tavola rotonda)
  • Sottolineare all’inizio del meeting gli obiettivi dello stesso e il modello di comunicazione (uno a molti) che meglio li supporta, utilizzate magari una breve frase che segni anche l’inizio del meeting
  • Eleggere un facilitatore che faccia seguire le “regole” del meeting facendo ruotare spesso questo ruolo all’interno del team. Aiuterà tutti a responsabilizzarsi e a far proprie queste “regole”
• Il giro delle persone che prendono la parola è sempre quello, inizia sempre il più “brillante” e termina sempre il più “timido”. Trovate un modo creativo e divertente per scegliere l’ordine degli interventi
  • Ognuno pesca una carta da un mazzo di carte, il prossimo è chi ha pescato la carta più alta e non ha ancora parlato
  • Stessa cosa ma con un dato multifaccia
  • Chi ha la parola decide chi sarà il prossimo lanciandogli il token (un pupazzo, un cappello, …)
• Il team utilizza il tempo del meeting per risolvere i problemi anzichè individuarli. E’ leggitimo chiarire un concetto se non lo è, ma la risoluzione dei problemi non deve essere affrontata durante il meeting, in quanto si rischia di togliere tempo alle altre persone (rispetto) e quindi si rischia di perdere la possibilità di individuare problemi magari più gravi o urgenti. A tutti gli effetti questa è un’interruzione di un’attività e come tale deve essere gestita
  • Uno dei partecipanti se ne accorge e richiama l’attenzione degli altri attraverso una frase di rito “Take Offline!”
  • A questo punto i partecipanti alla discussione (e gli eventuali interessati) allocano del tempo durante la giornata per proseguire
  • Quest’ultimo passo risulta fondamentale per instaurare quel clima di “supporto” di cui abbiamo parlato prima
• Il meeting si tiene alla macchinetta del caffè durante il tempo che il team solitamente dedicava alla colazione. Questa situazione è problematica in quanto priva di autorevolezza la pratica, non degna di ottenere del tempo dedicato, e indispone le persone perchè private di un momento dedicato a loro stessi e non al team. La soluzione è semplice, ricavate per questa pratica 15 minuti all’inizio della giornata lavorativa :-)
• Il meeting finisce senza che tutti abbiano una sensazione di “ordine”

Quest’ultimo antipattern vorrei approfondirlo in maniera particolare perchè l’ho incontrato frequentemente proprio nei team di ridotte dimensioni, sopratutto in quei team in cui vengono già utilizzate pratiche per promuovere quella che Cockburn chiama Osmotic Communication. Questo succede perchè gli obiettivi dello Stand-Up Meeting sostanzialmente vengono già raggiunti da un ambiente progettato per massimizzare la comunicazione fra i componenti del team. Ma allora il “disordine” da dove arriva? Il tipo di comunicazione “ambientale” è molto efficace, ma non si può certo definire organizzata, lo Stand-Up Meeting è un buon momento per “riordinare” queste informazioni e in parte questo obiettivo viene raggiunto, ma si può fare di più.

Quello che propongo è la creazione di un deliverable, un artefatto che catturi in maniera organizzata quello che sarà il piano di lavoro della giornata



Su una lavagnetta magnetica viene creata una griglia: una riga per ogni task che verrà lavorato, una colonna per ogni pomodoro (unità di misura corrispondente a 25 minuti di lavoro non interrompibile) disponibile nella giornata, ogni componente del team viene rappresentato da una calamita di colore diverso. Durante lo Stand-Up Meeting l’owner di un task ne stima la durata ed alloca il tempo necessario al completamento del task, scegliendo il suo pair in base alle persone disponibili. Terminato lo Stand-Up Metting il team dispone di un piano d’azione per tutta la giornata, in questo modo tutti i componenti del team hanno sia una visione globale del progetto che un piano concreto di lavoro

Inoltre

• Il piano giornaliero può essere facilmente aggiornato nel caso di (sovra|sotto)stime
• Il piano giornaliero è visibile a tutti, interni ed esterni al team, contribuendo alla comunicazione ambientale di cui parlavamo prima
• E’ una buona base di dati per lo Stand-Up Meeting del giorno successivo

P.S. L’idea di utilizzare le calamite di colore diverso per identificare diversi componenti del team è veramente carina e divertente, ma come al solito i team d’oltre oceano sono più avanti :-)